Como estabelecer um trabalho conjunto entre diferentes departamentos de uma empresa
Grandes projetos muitas vezes exigem o esforço de todos os funcionários de equipes diferentes. Os líderes e gestores de projetos devem coordenar habilmente a colaboração interdepartamental nas suas organizações para abrir novas perspetivas, implementar planos ambiciosos e alinhar esforços em direção a um objetivo comum.
No entanto, a colaboração interdepartamental pode por vezes ser difícil de gerir . Quando os departamentos trabalham juntos, é muito comum não conseguir cumprir prazos ou restrições orçamentárias, atender às demandas dos clientes ou avançar nos objetivos estratégicos da empresa. São necessárias fortes habilidades de gerenciamento de projetos , ferramentas de alta qualidade e uma estratégia sólida para superar desafios potenciais.
Para organizar com sucesso o trabalho entre departamentos, as equipes devem concordar com metas, objetivos e expectativas comuns. Os gerentes de projeto devem comunicar cronogramas e definir marcos claros para refletir o progresso em direção ao alcance da meta do projeto.
O que é colaboração entre diferentes departamentos?
A colaboração interdepartamental chumbo especial envolve um grupo de pessoas com diferentes responsabilidades funcionais trabalhando juntas no mesmo objetivo ou projeto. Funciona melhor quando as equipes colaboram, entendem outras funções e executam o plano do projeto.
Por que é difícil estabelecer colaboração entre departamentos?
Entendemos que quando os departamentos trabalham juntos todo o potencial de recursos humanos está unido, então porque é mais difícil gerir vários departamentos do que uma equipa?
O maior desafio para a colaboração interdepartamental é a diferença de prioridades ou indicadores-chave de desempenho entre as equipes. Por exemplo, um engenheiro pode estar mais interessado em otimizar o funcionamento eficiente de aplicações para dar suporte a um novo produto. Já o gerente de vendas pode estar mais focado em outros benefícios do produto.
Como estabelecer um Quando equipes que normalmente não trabalham juntas se reúnem para colaborar, é importante iniciar o projeto definindo valores e métricas compartilhadas para o sucesso.
Listamos vários problemas ao organizar a colaboração entre diferentes departamentos.
1. Trabalho remoto de equipes
Durante a pandemia do coronavírus, o auto-isolamento e a quarentena, a colaboração entre departamentos representa um novo desafio. Muitos gerentes de projetos devem contar com comunicações digitais para acompanhar o progresso geral e enviar atualizações.
No entanto, ferramentas de colaboração e gerenciamento de projetos como o Wrike aumentam a visibilidade dos dados do projeto, melhoram a comunicação e a colaboração entre departamentos e até armazenam arquivos atualizados em um portal.
2. Preguiça social
Como estabelecer um Lembra que cinco futuros empregos de marketing necessários agora quando o seu grupo recebeu um projeto como aluno, sempre havia um aluno que não se esforçava o suficiente? Este é um fenômeno de vadiagem social , que também ocorre na colaboração interdepartamental. Para evitar tal comportamento, o gerente de projeto deve desenvolver métricas para avaliar o desempenho do próprio grupo e das equipes individuais dentro dele.
3. Incompreensão das responsabilidades de outros departamentos
Isto acontece muitas vezes porque diferentes equipas estão tão profundamente imersas no seu trabalho que não conseguem apreciar plenamente as tarefas e responsabilidades das outras equipas. Equipes diferentes usam seu próprio jargão, o que dificulta a comunicação entre os departamentos. Saber como as equipes diferem quando trabalham juntas pode ser uma vantagem organizacional se for bem gerenciado.
Quais são os benefícios da colaboração entre departamentos?
Agora vamos passar para os benefícios da colaboração entre departamentos.
- Ideias inovadoras
É claro que a colaboração entre diferentes departamentos não é fácil. Cria tantos problemas quanto produz resultados úteis. Mas qual é o lado positivo de todos esses conflitos de pessoas, do choque de perspectivas e de processos? É assim que se criam dinâmicas e surgem ideias inovadoras. E sem ideias novas e promissoras, a sua organização afundará na mediocridade. - Funcionários engajados
Uma das melhores maneiras de aumentar o envolvimento dos funcionários é por meio do trabalho em equipe. Deixe que a voz de cada equipe seja ouvida e os líderes sejam apoiados na tomada de novas decisões. O trabalho em equipe bem estabelecido na organização levará ao envolvimento dos colaboradores, ao seu desejo de assumir novos projetos e à abertura para coisas novas – tratando o trabalho não como um fardo, mas como um desafio que os levará a um nível qualitativamente novo. - Acelere o ritmo dos negócios
Com uma cultura de colaboração entre postagens sociais departamentos, você pode colocar produtos no mercado com mais rapidez. O trabalho em equipe e a colaboração irão acelerar, simplificar o processo e aumentar sua eficiência. Como resultado, a capacidade da organização de
Como gerenciar profissionalmente a colaboração entre departamentos de uma organização
1. Explique a participação de cada equipe no plano geral.
No início – a fase de planejamento – do seu projeto. Peça à sua equipe para se manifestar e discutir as responsabilidades com você. Permita que os colaboradores discutam. Ofereçam ideias. Eliminem trabalhos desnecessários e falem sobre as especificidades de sua participação no projeto para que todos os envolvidos entendam o papel de cada equipe no esforço geral.
Graças a esta estratégia. Todas as equipas serão ouvidas. Os colaboradores dos diferentes departamentos poderão conhecer-se e será determinado um rumo claro para um maior desenvolvimento. As equipes ganharão uma sensação de controle sobre seu trabalho se puderem se envolver no projeto já na fase de planejamento. Dessa forma. Cada membro da equipe de diferentes departamentos pode desenvolver um senso de responsabilidade.
Airto Zamorano. Diretor administrativo do Centro Becker de Ouvidos. Nariz e Garganta . Permite que sua equipe discuta responsabilidades ao iniciar um projeto: “Durante a fase de planejamento. As pessoas são livres para desafiar qualquer parte do plano para reduzir trabalho desnecessário ou ajustar o planeje para que seja mais conveniente para eles. Eu digo a eles: “Discutam comigo o quanto quiserem logo no primeiro dia. Mas nos próximos dias agiremos exatamente conforme o planejado!”
2. Conduza a prova de conceito antecipadamente
Ao organizar o trabalho entre departamentos, é aconselhável motivar os participantes antes de alocar recursos ou assumir compromissos. Testes de conceito informais com diferentes pessoas no início do projeto ajudarão nisso.
Desta forma, é possível formular um entendimento comum dos requisitos do projeto de cada equipe, estimar o orçamento e a viabilidade do projeto. Fornecer esboços ou planos resumidos pode ajudar a motivar os funcionários.
Brad Palmer, cofundador da Jostle Corporation , sugere a realização de provas de conceito muito antes de um produto funcional básico ser construído: “Introduza uma “prova de conceito” informal que permita aos participantes aderir ao projeto numa fase muito inicial. Deixe-os esclarecer os requisitos, encontrar armadilhas e expandir sua compreensão. Geralmente hesitam em criticar algo que ainda não está concluído.”
3. Não interfira nos mínimos detalhes da obra
Como gerente de projetos com colaboração interdepartamental, você precisa dar alguma autonomia às equipes. Você pode criar sistemas que ajudem as equipes a fazer melhor seu trabalho.
Tyler Benedict, fundador e editor do BikeRumor.com , encontrou uma maneira única de lidar com o ataque de lançamentos diários e a luta dos escritores (em tempo integral e freelance) por novas atribuições de trabalho. Em vez de atribuir uma tarefa específica a uma pessoa, ele configurou uma caixa de correio compartilhada chamada “To Do” e a compartilhou. Ele diz: “Agora os editores enviam todas as notícias aqui, e os escritores abordam esses tópicos por ordem de chegada”. Eles simplesmente enviam essas tarefas para si mesmos quando estão prontos para começar e as excluem da caixa de entrada geral.”
4. Crie planos de ação
O plano de ação inclui informações úteis sobre as diferentes etapas do seu projeto. Recomendamos incluir fluxos de trabalho, operações padrão, prazos, dependências de tarefas e informações relevantes para todos os participantes. Planos de ação abertos são uma ótima maneira para todos os envolvidos em um projeto aprenderem uns com os outros.
A colaboração é uma grande oportunidade para diferentes departamentos aprenderem coisas novas uns com os outros. Desenvolver e compartilhar planos de ação para colaboração entre departamentos ajuda as equipes a aprender novas habilidades que não seriam necessárias se os departamentos trabalhassem em silos .
Stephen Benson, fundador e CEO da Badger Maps , acredita que a chave para promover a colaboração é fornecer aos membros da equipe oportunidades de aprenderem uns com os outros. “Essa estratégia é especialmente boa se você tiver muitas pessoas em sua equipe fazendo trabalhos e tarefas semelhantes. Por exemplo, o departamento de vendas. Criamos Apresentações Google sobre vários temas de trabalho e cada um de nós pode editá-los. Se um dos funcionários encontrar uma resposta para uma pergunta ou uma maneira bem-sucedida de concluir alguma tarefa, ele adiciona seu slide à apresentação, e outros podem usar essas informações a qualquer momento. Como os slides são organizados por área de negócios, eles provaram ser muito eficazes quando se trata de atualizar rapidamente os novos funcionários.”
Por que o Wrike é ideal para colaboração entre departamentos
O Wrike torna a colaboração entre departamentos cada vez mais fácil e mais forte. Maior transparência, melhor comunicação da equipe, ferramentas de colaboração e notificações automatizadas estão entre os muitos benefícios que o Wrike oferece aos gerentes de projeto que trabalham com equipes interdepartamentais. O software de gerenciamento de projetos Wrike ajuda as equipes a colaborar, concordar e realizar tarefas de maneira fácil e eficaz.
Organizar a colaboração entre diferentes departamentos não é uma tarefa fácil para uma empresa de qualquer porte. No entanto, é um passo importante no caminho do crescimento, do aumento dos lucros e da inovação. Com os sistemas, ferramentas e abordagens certas, sua organização pode gerenciar a colaboração entre departamentos de maneira integrada. Experimente o software de colaboração em equipe Wrike para gerenciar a colaboração entre departamentos com facilidade e eficiência.
